AoPL impact bij KNMI

knmi_1_jpg_2_588×1_080_pixels

Vanuit het KNMI hebben 4 medewerkers van verschillende afdelingen deel genomen aan de Art of Participatory Leadership (AoPL) training in maart 2015. Zij wilden actief bijdragen aan het realiseren van de veranderopgave binnen KNMI, gericht op een meer vraaggestuurde organisatie en meer interne samenwerking, waarbij mensen minder opereren vanuit eigen winkeltjes, en meer contact hebben met elkaar en met de klant. “We hadden het gevoel dat we echt het verschil zouden kunnen maken als we alle vier zouden deelnemen aan de training en dat heeft ook zo gewerkt”, aldus Rike van Hattem.

Marieke Soeters (directie secretaris), Henrieke Philippi (projectmedewerker), Silvia Holl (HRM adviseur) en Rike van Hattem (Accountmanager) hebben in maart 2015 de Art of Participatory Leadership gevolgd.

Wat heeft Art of Participatory Leadership voor jullie persoonlijk betekend?

Rike: “Wat ik heel gaaf vond aan de training is dat ik ervaren heb dat je andersom kunt werken. Tot nu bedachten we een idee, legden dat voor aan mensen en die schoten daar dan op. Dit kan dus ook andersom. Je betrekt mensen vanaf het begin van het denkproces, waardoor ze zich betrokken voelen en allemaal hebben kunnen bijdragen. Het proces begint daardoor heel breed maar leidt uiteindelijk ook tot focus en doelgerichtheid, maar dan met draagvlak en betrokkenheid. Voor mij heeft dit een totaal andere manier van denken over dit soort processen teweeg gebracht.”

Marieke: “Dat andersom werken dat herken ik heel erg. Als je bij het KNMI een vraag stelt krijg je 100 antwoorden, terwijl ik niet op zoek ben naar die antwoorden maar het gesprek wil openen. Deze manier dwingt deelnemers om niet meteen in eigen oplossingen te schieten maar om het breder te zien. Ik ben door de training meer gerustgesteld omdat ik zelf heb ervaren dat het stellen van de vraag ook tot een zinvol gesprek kan leiden. De training heeft me meer comfort gegeven om dit zelf te doen. Ik wil graag vragen stellen maar niet meteen het antwoord. Als ik alleen maar antwoorden krijg komt er geen gesprek op gang en droppen mensen hun oplossingen bij mij. Daardoor ervaar ik dat ik dan de aap op mijn schouder heb, terwijl ik er juist een gezamenlijk proces van wil maken. Het heeft mijn blik verruimd hoe ik dit ook echt kan bereiken.”

Silvia: “Ik vond het allereerst heel bijzonder om het samen met deze 3 collega’s te doen. We hebben elkaar weer op een andere manier leren kennen en versterken elkaar in het verder brengen van de nieuwe manier van werken die we hier wensen. Verder heb ik in de training kennis gemaakt met nieuwe werkvormen en heeft het mij tegelijkertijd het diepere besef gebracht van het belang van wie je bent en hoe je ergens zelf in staat. Het zijn van een host heb ik door de training meer kunnen belichamen. Daardoor heeft het mij als mens ook veel gebracht.”

Henrieke: “Voor mij heeft de training veel opgeleverd, alhoewel ik veel minder met hosten heb gedaan dan de anderen. Het heeft mij persoonlijk een heleboel opgeleverd. In het team zag ik veel dingen gebeuren die niet goed gingen en wat er echt toe deed werd pas buiten de vergadering of kamer besproken. Daar had ik veel last van, maar ik wist niet wat ik ermee aan moest. De training heeft me handvatten gegeven en het vertrouwen om dit bespreekbaar te maken en het ook in het team open te breken. Dat is ook echt gelukt. Mensen hebben hun gevoelens kunnen uitspreken en dat heeft ook een enorme impact op anderen gehad. Persoonlijk heeft het mij nog meer gebracht, het is een van de duwtjes in mijn rug geweest om een studie Bedrijfskunde te gaan doen. Daar wilde ik echt wat mee gaan doen en dat doe ik nu ook.“

Marieke: “In de training heb ik het vertrouwen gekregen dat je gevoel ertoe doet en tot zinnige vragen, observaties of feedback leidt. Van trainers en mede deelnemers kregen we hier veel waardering voor en dat sterkt je. In de echte wereld vind ik dat nog een stuk lastiger, die is minder waarderend, begrijpend en liefdevol … Dus heeft juist de oefening in een super veilige setting me enorm geholpen om dit toch af ent toe te durven doen.”

Marieke: “Voor ons is het heel goed geweest om met meerder collega’s deel te nemen aan de training. Als ik dit alleen had gedaan had ik er veel van op gestoken maar weet ik niet of ik het lef had gehad om er zelf mee aan de slag te gaan. Of ik het al voldoende verinnerlijkt had om dat te durven en kunnen…. We doen het nu ook echt anders, omdat we er samen voor zijn gaan staan en elkaar hierin gesteund hebben.”

Wij hebben allemaal zowel persoonlijk als in de organisatie een enorme ontwikkeling doorgemaakt sinds de training. Marieke, Henrieke en Rike hebben een nieuwe functie en
ook de aard van het werk van Silvia gaat veranderen.

Rike:” En je leert mensen op een andere manier kennen. In meer traditionele processen maak je kennis met de ideeën van mensen, nu maak je ook kennis met de mens daarachter, hoe ze vragen stellen, wat ze belangrijk vinden. Dat zegt veel over wie ze zijn en dat vind ik heel waardevol.”

Wat heeft AoPL betekend voor het verder brengen van het veranderproces binnen KNMI?

Rike: “Heel veel mensen wisten dat wij de training hadden gedaan en we kregen diverse mogelijkheden om deze nieuwe werkwijze toe te passen. Door onze aanpak ontstonden er allerlei gesprekken waarin mensen ook zelf hebben ervaren dat deze werkwijze waardevol is en daaruit volgde de behoefte om het vaker toe te passen. Deze aanpak versterkt andere ontwikkelingen zoals die rondom ‘verbindend communiceren’. Je ziet dat gesprekken nu anders gevoerd worden, meer waarderend, meer bewust van hoe mensen communiceren en met elkaar omgaan. De training is een van de elementen die hier aan heeft bijgedragen.”

Marieke: “Dat soort behoeftes die uit de organisatie komen snap ik nu wel meteen en daar kan ik nu ook iets mee. Je zou het iedereen gunnen om het op die manier te ervaren.”

Rike: “De setting binnen KNMI: in 2014 is er een reorganisatie geweest, een belangrijk onderdeel daarvan was het realiseren van een meer vraaggestuurde organisatie en meer interne samenwerking, waarbij mensen minder opereren vanuit eigen winkeltjes, en meer contact hebben met elkaar en met de klant.. Er was een beweging om iets socialer met je collega’s om te gaan. Ik kwam in contact met de training via de open space voor alumni en gasten in de Brakke Grond. Daar realiseerde ik me dat als je op een participatieve manier met mensen gaat werken de betrokkenheid groter wordt. Dat was in de oude organisatie een groot issue, medewerkers voelden zich niet altijd betrokken bij het KNMI en wat daar gaande was. Wij kozen er bewust voor om met z’n 4-en de training te gaan volgen om te leren hoe je bijeenkomsten op een participatieve manier kunt ontwerpen en begeleiden. Daardoor kunnen we met z’n 4-en het verschil maken voor de hele organisatie. Zo hebben we het verkocht en zo heeft het ook uitgepakt. Het is versterkend geweest voor de ontwikkelingen die al gaande waren in de organisatie. En het sluit mooi aan bij de behoefte die in de veranderopgave zat om anders met elkaar om te gaan.”

Silvia: een voorbeeld van wat zijn we gaan doen is Smart Work.

De introductie van ‘Smart work’ wilden we helemaal anders doen en hiervoor kregen we volledig de vrije hand. We zijn gestart met een kick-off met 100 man. Een perfecte setting om in de vorm van een open space te doen en zo direct mensen te betrekken bij de opzet van het project. Zelf zaten we nog half op de wolken van de training, stuiterden van energie en waren stralend van enthousiasme. Veel mensen raakten aangestoken door ons enthousiasme en stapten in de open ruimte die we ze boden. Door met mensen te bespreken wat smart work voor hen betekent zaten mensen er meteen helemaal in en dat gaf goede energie. Daarna nodigden we mensen uit om hun eigen vragen hierover in te brengen en dat werkte ook heel goed. De directrice die akkoord had gegeven op het volgen van de training was ook een van de deelnemers en zij vond het geweldig. Ze gaf aan dat hiermee de training al meer dan terugverdiend was.

De 2e sessie verliep echter heel anders. We voelden meteen meer weerstand in de groep en realiseerden ons dat we eerst moesten verbinden met waar de groep zich bevindt en niet alleen bezig zijn met waar wij enthousiast over zijn en wat wij willen bereiken. Daarnaast was de ruimte niet open en ruim genoeg, dat werkte ook niet, de energie stond letterlijk stil. Silvia: “Door te benoemen wat ik voelde gaf dat ineens ook ruimte voor anderen. Door kleine dingen bij jezelf te veranderen kun je veel impact hebben op het hele proces. Het is belangrijk dat je alert bent op het hele proces en wat daarin met mensen gebeurt. Iemand even apart nemen en vragen wat hij nodig heeft kan al een enorm verschil voor de hele groep maken.”

Marieke: “De les was enorm, thema was smart work, mooi vb van hoe belangrijk de ruimte en sfeer in de ruimte is. En ook hoe je er zelf in zit, verbinden met waar mensen zijn maar niet door jezelf uit het veld te laten slaan. De ruimte was te klein door meer opkomst dan aanmeldingen, grappig detail, omdat de eerste sessie zo’n succes was waren mensen nieuwsgierig en wilden meer mensen deelnemen dan verwacht.”

Hoe ging het daarna?

Marieke: “Dat vind ik heel lastig. Als onderdeel van een groter programma ben je overgeleverd aan of er geld is of ruimte om mee door te gaan. Hoe kunnen we dit in het vervolg echt anders blijven doen? De positieve energie die we hiermee opgeroepen hebben is al weer een beetje weg. Voor mij is de les: zorg vooraf dat je follow-up aan een proces kunt geven, er is pas echte oogst als het iets teweeg brengt en er actie uit voortkomt.

De organisatie is niet goed in staat om als er wel initiatieven zijn deze te steunen of te begeleiden. Er zijn veel ja maars in de besluitvorming en uitvoering, daar zakt de energie meteen weg.

Doordat we met z’n 4-en naar de training zijn geweest zijn we beter in staat om hiermee om te gaan en mee verder te gaan.

Henrieke: “Er is wel minder weerstand tegen vernieuwing, er is wat in gang gezet en bereikt!”

Vraag die bij ons leeft: Hoe kunnen we het management meenemen in wat het vraagt om dit levend te houden?

SIlvia: “Ik vind dit soort dingen heel gaaf om te doen als er enthousiasme is, maar lastig als er weerstand komt. Tot nu toe dacht ik dan laat maar. Sinds en door de training realiseer ik me dat ik dit minder fijn vindt en dat ik daarmee moet leren omgaan. Het is eerder symbolisch voor hoe dingen gaan binnen het KNMI. Hoe ik dat voel en ervaar mag ik dus laten zien en door het te benoemen konden we er iets mee doen. Nee zeggen is ja zeggen op iets anders, voor mezelf en ook voor anderen.”

Rike: “Het mooie van dit soort sessies is dat door deel te nemen mensen al ja zeggen. Dat is heel positief en een verbetering in KNMI. “

Marieke: “Die pas op de plaats van Silvia was heel krachtig, doordat zij schakelde en zei wat het met haar deed, kwam er een andere dimensie om de hoek kijken, het gemopper werd minder, mensen gingen meer constructief meedenken. Dat is heel waardevol.”

Henrieke: “Wat ik daarvan heb geleerd, is dat ik het niet erg meer vind dat ik de enige ben die geen weerstand heeft tegen vernieuwingen. Ik heb me nu uitgesproken en dat is zoveel fijner. Daardoor gaan er ineens ook anderen in mee.”

Rike: “Wat leuk is om nog te vertellen is dat collega’s uit het financiële cluster, toch behoorlijk van de ratio, ons hebben gevraagd om een sessie voor hen te begeleiden. Dat is hen heel goed bevallen, ze hadden nog nooit zo’n gesprek gevoerd en het heeft veel losgemaakt. Er is echter nog geen vervolg op gekomen. Goed om dat nog eens te doen, dat gaan we ze voorstellen. Ze zitten namelijk alweer heel vast in hun structuren… Gesprekken voeren werkt verbindend, dat alleen al is geweldig!”

Advertisements
Dit bericht werd geplaatst in berichten uit het veld door MinoucheBesters . Bookmark de permalink .

Over MinoucheBesters

Minouche is een voorhoedeloper in sociale (technologische) vernieuwing. Ze begeleidt veranderingstrajecten in sociaal complexe omgevingen, waarbij ze een rol als gids, trainer en inhoudelijk expert combineert. Daarbij helpt ze organisaties te doorgronden hoe, onder invloed van internet en nieuwe maatschappelijke waarden, als zelforganisatie, co-creatie, vertrouwen en transparantie, hun werk verandert en hoe zij daar op kunnen inspelen.